Un evento è un avvenimento che ha una certa rilevanza. In fisica si intende come evento un fenomeno che si caratterizza per una specifica posizione spazio-temporale: un evento è una “cosa che accade” in un dato momento e in un certo luogo.

Per chi si occupa di comunicazione, questa definizione risulta però manchevole: diciamo infatti che un evento è tale nel momento in cui il pubblico lo sa. Intendiamoci, come pubblico possiamo identificare un qualsivoglia numero di Persone, o Aziende, o Istituzioni, ma un pubblico ci deve essere, altrimenti non c’è l’evento.

Nell’ambito della comunicazione ci si occupa di relazioni e occorre necessariamente posizionare un’oggetto “rispetto a…”. Per cui, anche l’evento più straordinario, se accade a migliaia di chilometri sotto terra e nessuno se ne accorge, semplicemente, non esiste!  Pensiamo all’enorme interesse che attira su di sè la divulgazione di ogni importante scoperta: la cosa che viene scoperta, beh..c’era anche prima… ma nessuno sapeva della sua esistenza, solo dopo che il mondo ne viene a conoscenza, quella cosa, qualsiasi essa sia, esiste “veramente”. Qui si potrebbe aprire una lunga parentesi su ciò che è vero e ciò che non lo è, ma è argomento troppo alto per questo blog.

Mi limiterò quindi a elencare alcuni aspetti da tenere in considerazione quando si crea un evento, nell’ambito del marketing e della comunicazione.

In primo luogo occorre decidere se, nell’ambito di una campagna di comunicazione, serve pianificare un evento. La risposta è affermativa in diversi casi, ad esempio il lancio di un nuovo prodotto, l’ingresso dell’Azienda in un nuovo mercato, il raggiungimento di importanti risultati finanziari, un anniversario, la volontà di incontrare direttamente un certo numero di interlocutori. L’evento in ogni caso deve essere contestualizzato nella strategia aziendale e deve collocarsi in maniera coerente nel piano di comunicazione.

Si deciderà quindi che tipo di evento creare: una cena, una festa, una manifestazione, una sfilata, un happening, una fiera, un evento itinerante… Si procederà poi a inserire l’evento nel tempo e nello spazio, scegliendo il periodo e il luogo adeguati al tipo di evento. In questo momento può essere interessante valutare l’ausilio di un’agenzia specializzata, capace di proporre diverse alternative e di stimolare quindi la fase di definzione dell’evento stesso.

La fase di definizione è qella in cui si entra nei dettagli dell’evento, e quando dico “dettagli”, intendo tutti i dettagli, che vanno esaminati in maniera maniacale, senza tralasciare nulla. La fase di definizione è importante quanto l’evento stesso. Occorrono carta e penna, calma e grande concentrazione… un po’ di musica può servire, ma questo dipende dai  gusti. Importante è fissare ogni fotogramma dell’evento, prima che questo avvenga e quindi vedere e rivedere il film per controllare che funzioni. Il coinvolgimento dei reparti aziendali direttamente coinvolti nell’evento è auspicabile nel processo di verifica. Il risultato deve essere una lista estremamente dettagliata delle cose da fare, dei tempi in cui vanno fatte e delle responsabilità di ogni attività.

L’evento, per il pubblico, ancora non esite, ma molte energie sono già state spese. Si chiude così la fondamentale fase preliminare e si è pronti per rivelare al mondo l’evento che sarà…